Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política establece los principios, finalidades y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado en el marco de las actividades de Empowermind, incluyendo sus procesos de orientación, coordinación, comunicación, administración y operación de sus canales y servicios.

El tratamiento de datos personales se realizará de conformidad con la legislación colombiana aplicable, particularmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

La gestión interna y atención de los asuntos relacionados con protección de datos personales en Empowermind se encuentra a cargo de:

• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico: contacto@weempowermind.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 300 597 6675
• Sitio web: weempowermind.com

Este será el canal dispuesto para que los titulares presenten consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

Empowermind procurará que el tratamiento de datos personales se realice de acuerdo con los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

La información será utilizada únicamente para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con las actividades correspondientes.

Dependiendo de la relación del titular con Empowermind, podrán tratarse, entre otros:

• datos de identificación;
• datos de contacto;
• información suministrada durante solicitudes de información u orientación;
• información necesaria para facilitar la asignación de un profesional;
• datos relacionados con citas, confirmaciones y comunicaciones;
• información administrativa y relacionada con pagos;
• comunicaciones realizadas a través de los canales de Empowermind;
• información técnica relacionada con el uso del sitio web y otros canales digitales.

Empowermind procurará recolectar únicamente la información necesaria, pertinente y adecuada para las finalidades correspondientes.

Durante los procesos de orientación o interacción con los servicios de Empowermind, una persona puede suministrar voluntariamente información relacionada con su salud física o mental, situación personal u otra información que pueda tener la condición de dato sensible de acuerdo con la legislación colombiana.

Empowermind reconoce la naturaleza especialmente protegida de esta información y adoptará medidas de confidencialidad y seguridad para su tratamiento.

Cuando corresponda solicitar autorización para el tratamiento de datos sensibles, se informará al titular sobre su carácter sensible, la finalidad para la cual se solicita y el carácter facultativo de autorizar su tratamiento, salvo las excepciones establecidas legalmente.

Según corresponda, los datos personales podrán ser tratados para:

1. atender solicitudes de información;
2. realizar procesos de orientación inicial;
3. facilitar la asignación o matching entre la persona y un profesional;
4. gestionar citas, confirmaciones, cancelaciones y comunicaciones relacionadas con el servicio;
5. realizar actividades administrativas relacionadas con la prestación de los servicios;
6. gestionar pagos, recaudos y conciliaciones;
7. mantener las comunicaciones necesarias con pacientes, usuarios y profesionales;
8. atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos;
9. gestionar y mejorar la calidad de la experiencia y los procesos de Empowermind;
10. elaborar análisis administrativos, operativos y estadísticos;
11. medir el funcionamiento y desempeño de los canales digitales;
12. proteger la seguridad de los sistemas y prevenir usos fraudulentos o no autorizados;
13. cumplir las obligaciones legales, contractuales o administrativas aplicables.

La información sensible relacionada con la salud mental no será utilizada para publicidad personalizada.

Empowermind facilita procesos de orientación, asignación, coordinación y soporte administrativo asociados a la prestación de servicios psicológicos.

La atención psicológica se desarrolla en el marco de la relación entre el paciente y el profesional tratante.

Los profesionales conservan su autonomía técnica, científica y ética y son responsables de su actuación profesional dentro del marco legal y deontológico aplicable.

El consentimiento informado correspondiente a la atención psicológica y el tratamiento de la información clínica derivada de dicha atención se gestiona dentro de la relación entre el paciente y el profesional tratante.

Lo anterior es independiente del tratamiento de datos personales realizado en los procesos propios de orientación, coordinación, comunicación, administración y operación de Empowermind.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, se solicitará al titular autorización previa e informada para el tratamiento de sus datos personales y se conservará evidencia de dicha autorización por medios que permitan su posterior consulta.

Al momento de solicitarla se informarán las finalidades para las cuales será utilizada la información, los derechos del titular y los canales disponibles para ejercerlos.

Cuando se trate de datos sensibles, se aplicarán adicionalmente las condiciones previstas por la legislación para este tipo de información.

De conformidad con la legislación aplicable, los titulares podrán:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda;
• solicitar información respecto del uso dado a sus datos;
• presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento;
• solicitar la supresión de los datos cuando proceda;
• revocar la autorización cuando legalmente sea posible;
• acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos establecidos por la legislación;
• presentar ante la autoridad competente las quejas correspondientes, una vez agotados los procedimientos aplicables.

Los titulares podrán ejercer sus derechos y presentar consultas, solicitudes o reclamos mediante el correo electrónico: contacto@weempowermind.com

Persona responsable de su atención: Mauricio Padilla.

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular, una descripción clara de su solicitud y los elementos necesarios para poder tramitarla.

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado y la respuesta no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

Los reclamos serán tramitados dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

Empowermind adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables dirigidas a proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o tratamiento no autorizado.

El acceso a datos personales, especialmente aquellos de naturaleza sensible, estará restringido a las personas que razonablemente necesiten acceder a ellos para desarrollar las finalidades correspondientes.

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán respetar la confidencialidad de la información de acuerdo con sus obligaciones legales, profesionales o contractuales.

Para desarrollar su operación, Empowermind puede utilizar proveedores tecnológicos u operativos que apoyen actividades como alojamiento web, comunicaciones, correo electrónico, agendamiento, analítica, almacenamiento, procesamiento de pagos u otras funciones necesarias para la operación.

Cuando estos terceros realicen tratamiento de datos personales por cuenta de quien corresponda como Responsable del Tratamiento, deberán actuar dentro de las finalidades autorizadas y de las obligaciones aplicables en materia de protección de datos.

El sitio web de Empowermind puede utilizar tecnologías necesarias para su funcionamiento y herramientas de medición y analítica digital para comprender cómo se utiliza el sitio, evaluar su desempeño y mejorar la experiencia.

Actualmente el sitio utiliza Google Analytics como herramienta de medición.

La información obtenida mediante estas tecnologías será utilizada para fines de medición, análisis y optimización de los canales digitales.

Empowermind podrá implementar mecanismos adicionales de información, configuración o consentimiento relacionados con cookies y tecnologías similares cuando resulte necesario.

Para la operación de sus servicios pueden utilizarse proveedores cuya infraestructura tecnológica o procesamiento de información se encuentre dentro o fuera de Colombia.

Cuando estas actividades impliquen transmisión o transferencia internacional de datos personales, se aplicarán las disposiciones correspondientes de la legislación colombiana.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que dieron origen a su tratamiento y las obligaciones legales, contractuales, administrativas o profesionales aplicables.

Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista una obligación que requiera conservar la información, esta podrá ser eliminada, anonimizada o gestionada conforme a las disposiciones aplicables.

Esta Política podrá ser actualizada cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos que así lo requieran.

Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales que afecten las condiciones de la autorización o las finalidades del tratamiento, se adoptarán las medidas de información y, cuando corresponda, nueva autorización exigidas por la normativa aplicable.

La versión vigente estará disponible en el sitio web de Empowermind.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia en agosto de 2026.

Los datos personales serán tratados durante el período necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones aplicables.